Die elektronische Aufbewahrung
Aufgrund erheblicher Platzersparnis und Zeitersparnis, durch elektronische Suchfunktionen befassen sich viele Unternehmen mit dem Gedanken die Ablage in Papierform in eine elektronische umzuwandeln.
Eine elektronische Ablage ist möglich, denn laut Gesetz können die Unterlagen schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise abgelegt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist.
Dies besagt, dass nur die Betriebsrechnung und die Bilanz schriftlich und unterzeichnet im Original aufzubewahren sind. Die Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz oder ähnliches können auch in elektronischer oder vergleichbarer Form aufbewahrt werden. Gerichte oder Behörden könne die Unterlagen sowohl in papierform, als auch auf elektronsichen Datenträgern samt dem Hilfsmittel, mit dem sie lesbar gemacht werden können verlangen.
Was muss bei der elektronischen Aufbewahrung besonders beachtet werden?
- Keine nachträgliche Abänderbarkeit, ohne das dies festgestellt werden kann
- Pflicht zur Dokumentation und Aktualisierung der Hard- und Software und der Abläufe zur Lesbarmachung
- Verfügbarkeit der Unterlagen innerhalb einer angemessenen Frist
- Trennung von den aktuellen Informationen und dem aktuellen Archiv
- Pflicht zur Aufzeichnung der Zugriffe auf das Archiv
